PDFはPortable Document Formatの略で、アドビシステムズが開発した電子文書のフォーマットのこと。
アドビは1993年、PDFとPDF文書の作成ソフトである「Adobe Acrobat」のバージョン1.0を発表。当初は日本語に対応していなかったが、1996年にリリースされた「Acrobat3.0」から日本語文書もPDF化できるようになった。さらに時代が下った2008年、国際標準化機構（ISO）がPDF規格の標準化を決定し、これ以後、ISOによって規格の管理が行われている。
PDF最大のメリットは、紙に印刷した文書と同じように、誰が、どのパソコンで閲覧しても、同じように表示される点が挙げられるだろう。例えば、ワープロソフトなどで文書を作成した場合、そのソフトのバージョンなどによって表示が変わってしまう場合がある。しかし、PDF規格で文書を保存し、頒布すれば、原則的にはどの環境で閲覧しても同じ様式で表示される。ほかにも、電子署名によって文書が改ざんされる可能性を低減できる点なども、PDFのメリットといえる。
ところで、複合機などで紙の文書をスキャンし、PDF化しているというユーザーもいるかもしれない。ソフトウェア上で作成したPDF文書と異なり、スキャンした文書では文字列の検索ができないのが、かつての状況だった。だが、現行バージョンのAcrobatにはOCR機能（テキスト認識）が搭載されており、紙をスキャンしたPDF文書でも文字の検索が可能となっている。PDF規格で文書を作成・管理をすることが多いという人は、Acrobat Standardなどのソフトウェアを利用することで、一層の作業効率化が図れる。